Miten valmistautua tilinpäätökseen

On taas aikaa nostaa tämä artikkeli ajankohtaisissa asioissa esille.

Jos yrityksen tilikausi on kalenterivuosi, on hyvinkin ajankohtaista käydä läpi huomioitavia asioita. Osakeyhtiöiden tilinpäätös veroilmoituksineen on oltava valmiina neljässä kuukaudessa tilikauden päättymisestä. Toiminimillä ja henkilöyhtiöillä veroilmoitukset tulee jättää 1.4.2024 mennessä. 

Käyn tässä läpi tilinpäätöksen muistilistaa yleisluontoisesti, sillä kokonaisuudessa tulee huomioida aina yritys- ja yhtiömuotokohtaiset vaatimukset. Lopussa muistilista kiireisimmille lukaistavaksi.

Alkuvuosi on ruuhkaisinta aikaa tilitoimistoissa, joten jos yrityksellänne on tarpeita tilinpäätöksen valmistumisajankohdan suhteen, suosittelen olemaan ajoissa yhteydessä kirjanpitäjään aikataulun sopimiseksi. 

Ihan ensimmäiseksi varmista, että kirjanpitäjälläsi on kaikki tarvittavat tilikauden tositteet. Sähköinen taloushallinto on perinteiseen taloushallintoon verraten siitä hyvä, että tositteita harvemmin puuttuu. 

Varsinkin, jos kirjanpitoa ei tehdä kuukausittain, on tässä kohdin viimeistään hyvä teettää kirjanpito ajan tasalle ja varmistaa oman pääoman riittävyys. Negatiivinen oma pääoma aiheuttaa ilmoitusvelvollisuuden kaupparekisteriin. Ennen tilikauden päättymistä on vielä mahdollista suorittaa toimenpiteitä oman pääoman korjaamiseksi, esimerkiksi sijoittamalla omia varoja yritykseen tai siirtämällä mahdolliset omat saatavat yhtiöltä SVOP-rahastoon. Tässäkin kohtaa sähköinen taloushallinto tuo esiin hyötynsä, sillä sen avulla kirjanpito on aina reaaliaikaista ja isommilta yllätyksiltä vältytään. 

Jos yrityksellä on varastoa, se on tilinpäätöspäivänä inventoitava verottomin hankintahinnoin tai todennäköisesti alhaisemmin luovutushinnoin (arvonalennus). Kirjanpitovelvollisen on allekirjoitettava inventaariluettelo. Myös itse valmistetut ja keskeneräiset tuotteet inventoidaan. Varaston ei tule sisältää pilaantuneita, vanhentuneita tai muuten jo jälleenmyyntiarvonsa menettäneitä tuotteita. Varaston pienentyminen vähentää varallisuutta taseessa, ja vastaavasti tuloslaskelmalla lisää ostoja eli pienentää tilikaudelta muodostuvaa tulosta.

Jos käytössä on käteistä, tulee kassakirjan muodossa toimittaa allekirjoitettu vahvistus käteiskassan saldosta tilinpäätöspäivänä. Kassatilityksistä on huolehdittava, että pohjakassaa lukuun ottamatta rahat on tilitetty pankkiin tilinpäätöspäivänä tai tämän ollessa hankalaa, viimeistään seuraavan kuun alkupäivinä. 

Tilinpäätöksen liitetietoja varten tarvitaan tiedot mahdollista leasing- ja vuokrasopimuksista. Varmista siis, että kirjanpitäjälläsi on esim. leasing-yhtiöstä vahvistus jäljellä olevasta vastuusta tilinpäätöspäivänä.

Pankista tarvitaan tiedot lainoista ja kertyneestä korkovelasta tilinpäätöspäivänä sekä seuraavan vuoden lyhennysteen määrästä. Lisäksi tarvitaan mahdollisesti luettelo kiinnityksistä, annetuista panteista, takauksista ja muista vastuista. Näistä pankit yleensä veloittavat hinnastonsa mukaisesti. Joidenkin pankkien verkkopalvelusta nämä asiakirjat ovat itse haettavissa. 

Tarkista, että avoimet ostolaskut sisältävät vain aiheellisia laskuja. Pyydä toimittajalta tarvittaessa puuttuva hyvityslasku. Jos olet maksanut laskuja omilla varoilla, toimita kuitit maksuista tositteiksi. Onko kaikki tilikaudelle kuuluvat laskut saatu?

Käy läpi myyntisaamiset. Yli vuoden vanhat myyntisaamiset ovat yleensä jo luottotappiokelpoisia. Tarkista onko velallinen hakeutunut saneeraukseen tai konkurssiin. Jos olet käyttänyt perintätoimistoa, heiltä on mahdollisesti tullut tieto luottotappiosuosituksesta.

Onko ennen tilinpäätöspäivää vielä tarvetta maksaa palkkoja, kulu- tai matkalaskuja? Huolehdi, että palkka- ja henkilötietomuutokset sekä tilikaudelle kuuluvat kululaskut tulevat mukaan tilinpäätökseen.

Huolehdi siitä, että kirjanpitäjällä on kaikki tilikauden aikaiset kokouspöytäkirjat ja sopimukset. Sähköisessä taloushallinnossa ne ovat helposti tallennettavissa yhteiskäyttöjärjestelmään ja jopa allekirjoittavissa sähköisesti vahvasti tunnistautuen. 

Muistilista

Tarvittaviin dokumentteihin vaikuttaa yrityksen yhtiömuoto, liiketoiminnot sekä tilintarkastusvelvollisuus.

• Sovi aikataulusta kirjanpitäjän kanssa.
• Varmista oman pääoman riittävyys ennen tilikauden päättymistä.
• Tee varastoinventaario tilinpäätöspäivänä.
• Ota käteis-, maksunvälityspalvelu- ja kassaraportit tilinpäätöspäivänä.
• Toimita mahdollisesti vielä puuttuvat kuitit/tositteet viim. heti tilikauden päätyttyä.
• Tilaa tai lataa pankista lainoihin ja muihin vastuisiin liittyvät vahvistukset.
• Pyydä leasing- ja osamaksusopimusten saldovahvistukset. Lisäksi seur. 12 kk ja yli 5 vuoden kuluttua erääntyvät lainapääomat.
• Käy läpi avoimet myyntilaskut, huolehdi perinnästä ja laskuta kaikki tilikaudelle kuuluvat myynnit. Keskeneräisten töiden huomiointi työkohteittain.
• Käy läpi avoimet ostolaskut ja pyydä tarvittaessa hyvityslaskut tai toimita kuitit omista varoista maksetuista laskuista. Onko kaikki tilikaudelle kuuluvat laskut saatu? Onko vuosi- ja paljousalennukset saatu?
• Tilaa tai lataa salkkuraportit sijoituksista tilinpäätöspäivälle.
• Onko kaikki tilikaudelle kuuluvat matka- ja kululaskut tehty?
• Onko poistosuunnitelmat ajan tasalla? 
• Ilmoita palkka- ja henkilömuutostiedot tilinpäätöspäivään asti. Onko tarvetta nostaa itselle vielä lisää palkkaa?
• Ilmoita mahd. omistusmuutokset osake- ja osakasluetteloa varten.
• Toimita vakuutusasiakirjojen yhteenvedot.
• Kerro/selvitä intressitahojen kanssa tehdyistä liiketoimista.
• Kerro muista vastuista, mm. yritysjärjestelyt, oikeudenkäynti ja keskeneräiset riita-asiat.
• Toimita tarvittaessa tilikauden kokouspöytäkirjat ja sopimukset (kauppakirjat, vuokrasopimukset, velkakirjat ym.).
• Kerro ehdotuksesi osingon nostamisesta ja sen ajankohdasta. 

Kommunikoi kirjanpitäjäsi kanssa. Kerro yritystoimintaan vaikuttavista asioista ja suunnitelmista ajoissa. 

Menestystä uuteen tilikauteen ja sujuvaa tilinpäätösyhteistyötä toivottaen,

Laura Lindqvist, KLT